O método dos 5 porquês é muito simples de colocar em prática, essencialmente determinando um problema e perguntando “por quê?” cinco vezes (às vezes menos, às vezes mais) para chegar a uma causa raiz para que você possa corrigi-la permanentemente. Há um processo simples de seis etapas que você pode seguir todas as vezes para garantir que está obtendo o máximo do método dos 5 porquês. Tudo começa com a formação de uma equipe adequada e termina com a ação corretiva.

Reúna uma equipe

O método dos 5 porquês não é um exercício individual. A prática recomendada determina que você deve reunir uma equipe multifuncional de funcionários familiarizados com o processo em questão. Isso permite pontos de vista exclusivos conforme você inicia o processo de determinação da causa raiz.
Às vezes, pode ser útil reunir sua equipe depois de identificar e definir o problema (etapa dois). O pensamento por trás disso é que é importante incluir todos os membros da equipe que foram afetados ou perceberam o problema, porque eles têm conhecimento em primeira mão sobre o que está acontecendo.

Uma vez que a equipe esteja montada, escolha um líder para facilitar a discussão, pergunte aos 5 porquês, faça anotações e, eventualmente, atribua a responsabilidade pela (s) solução (ões) que o grupo identificar. Não há qualificações para ser um líder de equipe e não precisa ser necessariamente a pessoa que descobriu o problema inicialmente.

Defina o problema

Conforme mencionado anteriormente, isso pode ser considerado a primeira etapa, já que um problema é o que inicia o processo dos 5 porquês em primeiro lugar. Se possível, faça com que toda a equipe observe o problema em ação. Caso contrário, conte com os membros da equipe que experimentaram o problema em primeira mão. Assim que o problema for discutido, escreva uma declaração clara do problema com a qual todos possam concordar. Por exemplo, “As latas estão descendo pela linha de enlatamento com rótulos rasgados” ou “O boletim informativo não está sendo enviado a tempo”.
Assim que o problema estiver claramente definido, escreva-o em um quadro branco ou nota adesiva e coloque-o para que todos vejam, com espaço suficiente ao redor para adicionar as respostas de sua equipe ao “por quê?” questões.

Pergunte “por que?”

Agora é a hora de sua equipe perguntar por que o problema está acontecendo. Por exemplo, por que as latas estão descendo a linha de enlatamento com etiquetas rasgadas? Apesar de sua simplicidade, perguntando “por quê?” requer alguma reflexão séria entre a equipe. É importante buscar respostas que tenham raízes em fato (s); isto é, as respostas ao “por quê?” as perguntas devem ser coisas que realmente aconteceram, ao invés de adivinhar o que poderia ter acontecido.
Garantir que as respostas sejam baseadas em fatos evita que os 5 porquês se tornem um processo de raciocínio dedutivo, o que pode levar a um grande número de causas possíveis e criar confusão devido a problemas hipotéticos recém-formados.

Sua equipe pode apresentar um motivo óbvio ou várias possibilidades. Escreva cada resposta abaixo da declaração do problema em declarações claras e breves, em vez de palavras isoladas ou uma frase longa. Por exemplo, dizer “O rotulador sensível à pressão está criando muita pressão” é melhor do que um vago “O rotulador não está funcionando corretamente”.

Tente cavar pelo menos cinco níveis com cinco “porquês?” questões. Pode levar apenas três antes de você determinar a causa raiz. Embora possa parecer natural e até benéfico seguir todos os caminhos que se apresentam, isso pode abrir muitas opções de ação corretiva. O objetivo dos 5 porquês é ser um processo enxuto no qual escolher um caminho permite que você defina a quantidade certa de ação corretiva necessária para resolver um problema. Se o mesmo problema acontecer novamente, você pode fazer o processo dos 5 porquês novamente e seguir um caminho diferente.

Aprenda quando parar

Você saberá quando parar de perguntar “por quê?” ao fazer essa pergunta não gera mais respostas úteis. Se você ainda não descobriu a causa raiz do problema, pode considerar um método de solução de problemas mais aprofundado, como FMEA ou análise de causa e efeito. Se você identificou mais de uma causa na etapa três, repita o método dos 5 porquês para cada um dos ramos diferentes até que uma causa raiz seja alcançada para cada um.
Também é importante garantir que você não parou muito cedo e não está apenas aceitando uma reação instintiva ou instintiva. Leve até o ponto em que nenhuma resposta útil seja produzida pela equipe.

Finalmente, você pode descobrir que a causa raiz do problema é que alguém falhou em realizar as ações necessárias. O método dos 5 porquês permite que você ignore colocar a culpa e perguntar por que isso aconteceu. Freqüentemente, você encontrará um problema organizacional subjacente ou uma área onde o processo precisa ser melhorado.

Execute uma ação corretiva

Depois que todos concordarem com a causa raiz, você precisará identificar as contramedidas que evitarão que o problema aconteça novamente. Por exemplo, você pode passar por cada “por quê?” emparelhamento de perguntas e respostas e proponha uma ação corretiva para cada um. Uma vez que uma ação corretiva é decidida, o líder da equipe deve atribuir as soluções aos membros apropriados.
Monitore e audite suas ações de correção. Como acontece com qualquer ação ou processo corretivo recém-implementado, é importante certificar-se de que está fazendo o que você esperava – consertando o problema. Nesse caso, monitore a ação corretiva para ver se está funcionando ou se você precisa corrigi-la ou substituí-la. Se você descobrir que não está funcionando, repita o processo dos 5 porquês.